Cómo convertir en una historia de éxito la gestión de equipos y proyectos de tu empresa

63% de las empresas a nivel global aumentó su productividad por la implementación de métodos de colaboración eficientes ligados a la utilización de los softwares de gestión.

Mujer haciendo gestión de equipos y proyectos en tableta

En 2020, según el informe de PMI’s Tomorrow’s Teams Today, más de la mitad de todas las compañías inició un proceso de reorganización de sus actividades en torno a proyectos y programas. Esto ocasiona que los proyectos sean cada vez más complejos, producto de la migración del lugar de trabajo a un entorno virtual. El desafío es prosperar en este ecosistema y la única forma de conseguirlo es dando respuesta a la pregunta ¿cómo mejorar la forma en la que los equipos ejecutan las tareas?

Empresas de todo el mundo y de todas las dimensiones fueron el epicentro del caos provocado por la pandemia. Esta crisis empresarial, que no tuvo fronteras, trajo a su paso la necesidad de cambiar modelos de trabajo, repensar y redefinir todo en función a los riesgos e implicaciones del covid-19 sobre equipos, proyectos, organizaciones, sociedad y las oportunidades de negocio.

En lo que es una especie de ensayo “beta”, donde las métricas tradicionales de toma de decisiones y supuestos de continuidad comercial no fueron suficientes, muchas dudas que surgieron con respecto al manejo del riesgo dentro del ecosistema empresarial y el papel de los gerentes para sobrellevarla con éxito fueron respondidas por una sola palabra: tecnología.

Luego de casi un año de teletrabajo obligatorio, ya hay indicadores positivos de la reorganización hacia lo digital. Un estudio realizado por Capgemini Research Institute, titulado: «El futuro del trabajo: del modelo remoto a uno híbrido», reveló que el 63% de las empresas a nivel global experimentó un aumento de la productividad de sus empleados durante el tercer trimestre del 2020, producto de la implementación de métodos de colaboración eficientes a través de tecnología de punta que permite una gerencia virtual competente.

En el contexto actual, donde la economía global se encuentra en recesión producto de la pandemia, es fundamental para las empresas ser lo más productivas posible. En el intento de recuperar las pérdidas y los márgenes de ganancia, es primordial adoptar herramientas que permiten acompañar y hacer seguimiento a los proyectos emprendidos, incluyendo el presupuesto destinado para cada uno de ellos, y garantizar el retorno concretizando los objetivos parametrizados en la planificación anual.

No obstante, para conseguir ser cada vez más productivos hay que sustituir sistemas de gestión de equipos obsoletos, por aquellos que permitan medir la evolución del desempeño de los colaboradores y los proyectos en cada fase.

Adicionalmente, la gerencia de estos últimos debe estar apuntalada por los datos, en especial en la información que se recoge del análisis y la debida comprensión de los mismos. Todo esto, a través de una planificación flexible y ágil que permita realizar la evaluación de los pormenores que puedan afectar no solo la calidad de los procesos, sino también los costos y sobre todo el tiempo. Esto va de la mano con metodologías que buscan mejorar la eficiencia de los equipos, reduciendo al mínimo el desperdicio de tiempo y recursos. Una de ellas es el método “agile”.

METODOLOGÍA “AGILE”: HACER MÁS CON MENOS Y EN MENOR TIEMPO

Esta metodología de trabajo que es tendencia en Perú desde 2019, hace referencia a un proceso de excelencia colaborativa en el trabajo en equipo mediante el cumplimiento de pasos específicos para alcanzar de forma sectorial un objetivo concreto. Por esta razón, las empresas peruanas ocupan la posición número 3 en América Latina en la implementación exitosa de este modelo de gestión de equipos y proyectos largos y complejos a través de equipos de alto performance, por encima de Chile, México y Argentina.

Tal y como explica Steve Denning, escritor de varios libros sobre el tema, en un artículo “Por qué el futuro de agile es brillante” publicado en Forbes, “agile surgió como respuesta a un cambio rápido y masivo, a la creciente complejidad y al cambio de poder en el mercado del productor al consumidor. El movimiento agile se extendió por todo el mundo porque permitió la mejora continua con una ejecución disciplinada, un desafío que la administración burocrática del siglo XX, también conocido en el desarrollo de software como “cascada”, no había podido lograr.”

Hoy por hoy, donde el ritmo en el que avanzan los mercados es aún más acelerado producto de la digitalización, no solo basta con la entrega de productos y servicios de mejor calidad, también es imprescindible la rapidez. Este modelo de trabajo permite a las empresas identificar oportunidades y desarrollar soluciones en un corto espacio de tiempo, adquiriendo ventaja competitiva sobre sus rivales.

Y es que básicamente este sistema de trabajo admite que los times establecidos en la planificación inicial de un proyecto pueden reevaluarse, si existe alguna situación externa, o interna, que afecte su desarrollo, permitiendo que se adapte rápidamente al nuevo escenario, priorizando las tareas de urgencia a ejecutar, lo que disminuye el impacto en las alteraciones al flujo de trabajo.

En otras palabras, actúa en la gerencia de proyectos asistiendo en el cumplimiento de objetivos clave definidos durante la etapa de planeamiento. Con un mejor alineamiento de los tiempos de entrega, las empresas consiguen con mayor facilidad las prioridades y urgencias operacionales evitando desperdicios y optimizando el resultado final.

No obstante, esta estructura precisa y rigurosa envuelve la inversión de herramientas tecnológicas de última generación. Un sistema de gestión robusto que aporte registros y análisis de evaluación de resultados y permita establecer el cronograma de trabajo, de modo que los plazos actúen de modo sustentable garantizando el buen uso de recursos y haciendo que los equipos ganen autonomía.

HERRAMIENTAS CLAVE: MAYOR PRODUCTIVIDAD

En la actualidad, donde el ambiente de trabajo ha invadido el living de las casas de colaboradores y gerentes, se reafirma la necesidad de evitar las pérdidas de tiempo para, entre varias cosas, alcanzar el balance en esta “nueva realidad” y aumentar o mantener los niveles de productividad fuera de la oficina.

Se trata de hacer más con menos, o lo mismo en menor tiempo. Siendo el tiempo uno de los factores de mayor valor e importancia para las empresas, por los costos que puede representar y el riesgo que supondría hacer mal uso de él.

Ahora bien, todo esto tiene solución: el software para optimizar la gestión de equipos. Herramientas que creen un espacio de trabajo y una base de conocimientos centrales para la comunicación, el seguimiento y el almacenamiento de documentos. Lo que permite que colaboradores trabajen de forma simultánea en determinado proyecto, sin desperdiciarlo.

“Toda la empresa está alineada en las tareas que se deben ejecutar y en los proyectos que se encuentran en fase de desarrollo, consiguiendo en simultáneo que toda la información sea disponibilizada en tiempo real a quien necesite de ella”, señala Miguel Billimória, Director de la Unidad de Desarrollo de PHC, como uno de los puntos más importantes en la gestión ágil de proyectos internos, recalcando  la importancia de un flujo transparente de la información dentro de las organizaciones, hecho que a su juicio “facilita controlar el recorrido de los proyectos” y tener previsiones más acertadas sobre el cumplimiento del calendario.

Es decir, en un solo lugar los equipos y gerentes pueden acompañar los proyectos en los que están envueltos, eliminando fallos y desorganizaciones, manteniendo el foco y encaminando los recursos a lo primordial y urgente. También pueden:

  • Eliminar la pérdida y búsqueda de información fundamental para el desarrollo de cada tarea y paso.
  • Realizar el seguimiento a las tareas y proyectos en los que están envueltos, conociendo el estatus en tiempo real y desde cualquier dispositivo móvil con acceso a internet.
  • Mejorar la planificación y el cálculo para proyectos futuros, analizando registros de proyectos anteriores para hacer predicciones más precisas de tiempo y cálculos facturables. (información que también se puede utilizar para determinar si los proyectos potenciales serán rentables).
  • Reducir el esfuerzo y el tiempo necesarios para hacer un seguimiento y recopilar datos manualmente a través de una única fuente de información.

Todo esto a través de una estructura digital que permite realizar un cronograma de trabajo por equipo con tiempos sustentables establecidos y priorización de las tareas y pasos que se deben ejecutar con mayor y menor urgencia. Esta estructura permite tener equipos de alto desempeño aún más productivos y eficientes, pues trabajan de forma colaborativa y con resultados positivos.

Desde la óptica de los gerentes, Bilimória comenta que – otra de las aristas a destacar – es la posibilidad de visualizar y controlar todas las etapas de un proyecto en modo gráfico, hecho que permite tener reducciones en los índices de riesgo y ganar agilidad en la toma de decisiones, siendo estás cada vez más rápidas y eficaces. “La gestión atenta contribuye a la reducción de riesgos y pérdidas, ya que puede identificarlos a tiempo para resolverlos, reduciendo considerablemente el margen de error”, sostiene sobre las ventajas de contar con un software que guíe la dirección de las empresas y sus proyectos.

Mientras que la guinda del pastel es la satisfacción del cliente: además de fomentar la colaboración entre el equipo, la planificación, la evolución y el aprendizaje continuos; contar con un software que se adapte a la metodología ‘agile’ “también fomenta el traspaso constante de valor al cliente, ya que las entregas son gradualmente crecientes. Y esto hace que los equipos sean más productivos con ganancias para las empresas”.

Pese a los avances, las organizaciones tienen que trabajar con sus colaboradores para encontrar la mejor manera de ayudarlos en su labor, en especial a distancia. Todavía hay muchas áreas que necesitan mejorar y deben implicarse para que sus plantillas se adapten a estos nuevos sistemas de trabajo y una de las formas de hacerlo es mediante un software de gestión de equipos y proyectos como PHC CS que permite la optimización del tiempo de los trabajadores y tener procesos más rigurosos ganando productividad, eficacia y competitividad, incluso frente a circunstancias como la actual.