7 dashboards que debes tener en cuenta para tu empresa
Herramienta visual esencial para la gestión de cualquier negocio, los dashboards son exactamente lo que necesitas para tener una overview quirúrgica de tu empresa. ¿Preparado para empezar a tomar decisiones estratégicas, de forma eficaz y en tiempo real? Las áreas vitales de tu negocio te lo agradecerán.
En la Ted Talk “The beauty of data visualization”, David McCandless, periodista y autor de los bestsellers “Information is beautiful” y “Knowledge is beautiful”, defiende que la información visual es una forma de conocimiento comprimido, es decir, una forma de comprimir una cantidad enorme de información en un espacio pequeño.
Es precisamente esa la función de los dashboards, que, en esta era de sobrecarga de información y exceso de datos, ganan particular relevancia para los gestores como herramienta estratégica.
Imagina que, en vez de extensos informes compuestos por páginas y páginas de información compacta, tienes delante una serie de gráficos de fácil comprensión que reúnen, en un único panel, los datos más relevantes de tu empresa. Tentador, ¿no?
De acuerdo con David McCandless, ver un dashborad es equivalente a la sensación de conectar el GPS cuando estamos perdidos. ¿Confuso? Nosotros te lo explicamos. Transporta visualmente al papel/monitor, la información que se convierte en un decorado perceptible a la vista, en una especie de mapa de información que proporciona respuestas rápidas y claras. El sueño de cualquier gestor.
¿Sabes cuál es el verdadero estado de tu negocio? ¿Obtienes la información adecuada a tiempo de tomar decisiones? ¿Las ventas están dentro del objetivo anual? ¿Cuáles son los productos que más se venden?
Un dashboard, cuando está bien construido – en el momento de la construcción debe asegurar que los KPI (indicadores de desempeño estratégicos) tienen bien definida la función de monitorizar el desempeño de los procesos actuales y su evolución frente a los objetivos estratégicos de la organización –, responde a estas y muchas otras cuestiones de una forma sencilla y rápida.
Dependiendo de la dimensión, la mayoría de las organizaciones tienen múltiples unidades de negocio, divisiones y departamentos, y conducirlos con base en indicadores (KPI) concebidos a medida de cada uno, es la mitad del camino andado para difundir, en un único sistema y en tiempo real, la información necesaria que permite tomar la decisión más correcta.
Si a la presentación de los datos, adicionamos una lectura sencilla y clara del estado del rendimiento de la organización – función de los dashboards – es mucho más fácil saber cuál es el mejor camino para seguir rumbo a concretizar los objetivos.
Aunque cada organización es única en términos de estrategia, objetivos operacionales, preocupaciones y aspectos que merecen una monitorización más atenta – factores que influencia determinantemente el tipo de indicadores utilizados en la construcción de un dashboard –, a continuación, te damos algunos ejemplos de dashboards y su respectiva función en áreas clave de la empresa.
1. Dashboard de gestión
Este tipo de dashboard pone a disposición un conjunto de análisis e indicadores – en concreto sobre facturación, compras y tesorería – que le permiten al gestor tener una visión más detenida de los números del negocio, contribuyendo a un claro soporte de decisión. En un único local, de forma centralizada, consigues saber rápidamente el estado de tu empresa, sin tener que interpretar grandes volúmenes de datos, y poder actuar a tiempo, a partir de cualquier lugar y dispositivo, en conformidad.
2. Dashboard de contabilidad
Añade, en un solo lugar, toda la información importante del día a día de los comerciales, realzando los puntos fuertes de sus equipos de ventas y los aspectos que mejorar. Ten las visitas de tus comerciales siempre controladas, compara las ventas realizadas por cada comercial en cada año, mantente siempre al tanto sobre la evolución de tus ventas y/o conoce la eficacia real de tus campañas a través de gráficos visualmente apelativos. Tomar decisiones va a ser mucho más fácil.
3. Dashboard de CRM
Añade, en un solo lugar, toda la información importante del día a día de los comerciales, realzando los puntos fuertes de sus equipos de ventas y los aspectos que mejorar. Ten las visitas de tus comerciales siempre controladas, compara las ventas realizadas por cada comercial en cada año, mantente siempre al tanto sobre la evolución de tus ventas y/o conoce la eficacia real de tus campañas a través de gráficos visualmente apelativos. Tomar decisiones va a ser mucho más fácil.
4. Dashboard de Recursos Humanos
Una visión completa sobre los trabajadores de tu empresa – distribución, salarios, entre otros –, que a través de otro tipo de análisis sería difícil obtener. Siendo, la gestión del capital humano, un factor cada vez más diferenciador en las organizaciones, este dashboard es particularmente importante, por el hecho de proporcionar métricas e indicadores que permiten ayudar a comprender mejor lo que pasa en tu organización en términos de recursos humanos – desde la vertiente de la formación, pasando por el reclutamiento, hasta los trabajadores efectivos.
5. Dashboard de equipos y proyectos
Saber el estado de los proyectos de tu empresa de forma rápida es imprescindible para optimizar el tiempo de tus trabajadores y aprovechar cada segundo de forma productiva, sobre todo cuando hay proyectos activos por largos períodos de duración. Gracias al dashboard de equipos y proyectos es posible obtener una visión amplia de los registros que el sistema registra sistemáticamente, pudiendo tener los trabajadores una noción clara de las tareas que hay que ejecutar en cada momento.
6. Dashboard de soporte técnico
Con el poder creciente conferido por la tecnología al cliente, es imperativo rodearse de las herramientas que te permitan ganar tiempo y aumentar la eficacia del servicio que presta a los tuyos. Con un dashboard de soporte técnico, puedes analizar equipamientos, pedidos de asistencia técnica, intervenciones o llamadas telefónicas con el detalle y la rapidez necesarias para agilizar las operaciones de soporte y, de esta forma, ofrecer a tus clientes un servicio de excelencia.
7. Dashboard de flota
En un único monitor, tienes acceso a una serie de variaciones que te permiten analizar los gastos de tu parque automovilístico. Con un dashboard de flota puedes, de forma rápida e intuitiva, hacer cosas tan sencillas y pertinentes como analizar los costos por vehículo durante el año y comparar los resultados con el año anterior; monitorizar las manutenciones y entender, por tipo de mantenimiento, en qué áreas tu parque está implicando más o menos costos para la empresa; y/o conocer los costos totales y por kilómetros de los vehículos, sus kilómetros medios, las fechas de validez de los seguros, así como los accesorios asociados a cada vehículo.
