Trabajo remoto: 3 claves de éxito para la gestión de colaboradores fuera de la oficina

Trabajadores del sector público y privado continuarán en régimen de trabajo remoto hasta el 31 de diciembre de 2021. Asimismo, en el mes de mayo, tras una iniciativa legislativa, el Congreso en Pleno aprobó la nueva Ley de Teletrabajo, derogando la Ley 30036 que regulaba esta modalidad laboral en el contexto de la emergencia sanitaria. Palabras más, palabras menos, el teletrabajo ha llegado para quedarse, incluso en su versión más flexible conocida como “modelo híbrido”, y las empresas deben están preparadas para sacar provecho este “nuevo modelo disruptivo.

El 89% de empresas peruanas planea continuar con el teletrabajo, incluso frente el cese de las medidas restrictivas de movilidad adoptadas para evitar la propagación del Covid-19, según el estudio Benchmarking de Recursos Humanos – COVID-19 de PwC.

Y para conseguirlo, más de 41% de las empresas ha tenido que cambiar su estrategia de negocios y gestión empresarial y otras 33% han realizado cambios en sus procesos productivos, así como servicios producidos.

“Debemos prepararnos para desarrollar los negocios de manera distinta incorporando en nuestro ADN la digitalización a todo nivel. Desde los contactos con clientes, proveedores, venta de productos y servicios, interacción con el personal con modos efectivos de liderazgo en modo remoto, entre otros”, sostuvo al diario Gestión, Oscar La Torre, socio de Consultoría de Negocios de PwC.

Como refiere La Torre, este modelo de trabajo representa una serie de ventajas para las organizaciones como la reducción de costos de infraestructura física y equipos, facilitar la expansión geográfica, incrementar la productividad del empleado, reducir el ausentismo laboral y mejorar las relaciones entre los recursos.

Yendo a las cifras, el teletrabajo ha logrado mejorar en 30% la productividad laboral en los trabajadores peruanos a lo individual y 10% en el desempeño colectivo, según el programa piloto del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi).

No obstante, solo un 45% de las organizaciones están midiendo la productividad de sus trabajadores, y las métricas utilizadas para cuantificar el rendimiento de sus colaboradores son:

• Cumplimiento de metas;
• Cumplimiento de tareas:
• Reporte de horas.

¿Y cómo consiguen hacerlo? A través de la digitalización en todos los niveles y la implementación de herramientas de gestión.

Además, del aumento de la productividad empresarial y el cumplimiento de los plazos dispuestos para la entrega de tareas y proyectos, existe un sinfín de beneficios ligados a la digitalización y la movilidad, pero hoy hablaremos de los que más inquietudes levantan a los gerentes y administrativos a la hora del trabajo remoto:

#1 Gestión administrativa y de tesorería

¿Es posible gestionar la plantilla de mi empresa en remoto?
Respuesta: sí.

Durante el confinamiento el área administrativa de las empresas peruanas fue uno de los principales sectores donde se aplicó la modalidad de trabajo remoto. Según el estudio Benchmarking de Recursos Humanos – COVID-19 de PwC, el 86% del personal administrativo continuó desde casa sus operaciones empresariales, entre ellas, por ejemplo, el procesamiento salarial.

El procesamiento salarial y el pago de nóminas, es una de las tareas rutinarias más complejas de ejecutar, ya que están presentes varios procedimientos aleatorios: remuneraciones, retenciones, gestión de faltas, vacaciones y horas extraordinarias, reportes a la SUNAT y los soportes informáticos PDT PLAME y AFP.Net.

La implementación de software en esta área es vital, ya que representa una reducción significativa de la carga administrativa. Por ejemplo, simplifica el procesamiento de las boletas de pago de los trabajadores y permite dar respuesta de forma rigurosa al Régimen General Laboral de la Actividad Privada, dónde y cuándo sea necesario. Todo esto de forma automática y con la información centralizada de cada uno de los colaboradores, para que los equipos administrativos ahorren tiempo y los gerentes y administradores se dediquen a otras tareas de importancia estratégica.

En este punto es vital contar con dashbords y analíticas que faciliten el procesamiento de estos datos que se derivan de la gestión de los equipos y proyectos y el análisis de los mismos. Estas herramientas visuales, esencial para la gestión de cualquier negocio, le permitirán tener una overview quirúrgica de su empresay tomar mejores decisiones a futuro.

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#2 Gestión de capital humano

¿Existen herramientas para que mis equipos trabajen?
Respuesta: sí.

Las nuevas tecnologías permiten consultar Internet, Intranet y correo electrónico desde cualquier sitio, sin necesidad de estar anclado a un cable o una oficina.

A medida que las empresas se van adaptando al teletrabajo a tiempo completo, vemos que cada vez más directivos utilizan las “asambleas virtuales” para conectar a todos sus empleados. Las grandes conferencias y eventos también se están pasando a la modalidad online. Y también estamos viendo a más usuarios aprovechando la posibilidad de grabar las reuniones de Teams, como los profesores que graban las clases para los estudiantes, o empleados que graban una reunión para un compañero que la podrá ver en otro momento.

Sin embargo, el tiempo medio entre el primer y el último uso de Teams cada día aumentó en más de una hora desde al inicio de la emergencia sanitaria. Hecho que, si bien mantienen la comunicación y conexión de los equipos, puede acarrear retrasos en entregas por el tiempo invertido en conferencias.
Para ello la necesidad de un sistema automatizado que permita:

• Uno: hacer la gestión del tiempo, para contabilizar el tiempo empleado en cada tarea, con miras a la construcción estructural de proyectos futuros.
• Dos: realizar seguimiento al desarrollo de las tareas de los colaboradores, para garantizar el desenvolvimiento previsto de los proyectos.
• Tres: llevar una agenda de reuniones, para la organización de cada colaborador según sus prioridades.
• Cuatro: monitorizar los proyectos con mayor urgencia y sus respectivas entregas, para garantizar la desconexión al finalizar la jornada y el cabal funcionamiento de las organizaciones.

#3 Comunicación e información interna

¿Puedo garantizar que mis equipos estén conectados y enterados de lo que ocurre en la empresa?
Respuesta: sí.

Si bien el teletrabajo limita las relaciones sociales que se establecen en los lugares de trabajo a pantallas y monitores, existen formas de mantener conectados a los colaboradores entorno a lo que sucede dentro de la empresa.

La mejor forma de hacerlo es a través de una red interna donde pueda conocer los proyectos que se están llevando a cabo en los demás departamentos, las noticias más relevante o simplemente combatir la sensación de soledad y aislamiento, propia de este modelo laboral, interactuando con los demás compañeros o felicitando a un colega por su cumpleaños tal cual una red social.

Adicionalmente, les da acceso a sus colaboradores a encuestas de satisfacción, evaluaciones, reclamos u otros; mientras tienen la posibilidad de visualizar mensajes y avisos recibidos sobre algún proyecto en el que se encuentran incluidos e información de importancia sobre alguna tarea que necesitan entregar. Todo de forma automática para que sus colaboradores puedan tener autonomía fuera de su lugar de trabajo.

Las empresas peruanas continuarán en trabajo remoto hasta fin de 2021, sin embargo, el teletrabajo es una tendencia que continuará incluso después de que sea cerrado el capítulo de la pandemia. Gerentes y administrativos deben estar preparados para adoptar las nuevas modalidades de trabajo que se derivarán en el futuro reciente; estructuras laborales más flexibles que terminarán en un modelo híbrido y que necesitarán del apoyo de herramientas de gestión y sobre todo del software para garantizar que sus colaboradores se engranen fuera y dentro de la oficina; que su empresa se mantenga operativa en períodos críticos como los vividos durante el confinamiento; y que la productividad de sus empleados se mantenga donde quiera que estén.