Software personalizado: ventajas de optar por una solución a la medida
Partiendo de la premisa de que la digitalización permite el acceso a los datos y los datos abren un universo en el manejo de estrategias de negocio, como afirma la empresa de consultoría Deloitte, la adquisición de un software de gestión es una decisión estratégica para quien busca rentabilizar su empresa, tener el control y planificar su crecimiento.
Es de tal magnitud esta necesidad, que en el Perú se han implementado diferentes iniciativas por parte del Estado para la consolidación de las compañías en el mercado, -en especial las micro y pequeñas empresas – a través de la digitalización. Un acuerdo de «ganar-ganar» que resulta beneficioso para los negocios, incluso en tiempos de Covid-19.
Fruto de esto ha sido el impulso de 471,223 de emprendedores emergentes y micro y pequeñas empresas (mypes) que se mantienen rentables pese a la crisis pandémica como resultado del salto a la era digital.
Más allá de ser un hecho la digitalización empresarial a través de un ERP, debemos detenernos en el estudio adecuado de cuál funciona y se adapta mejor para cada empresa; un software personalizado, es decir de desarrollo a medida, o uno estándar, que solo tiene soluciones verticales predeterminadas.
Un Software de gestión es básicamente un sistema informático compuesto por un conjunto de herramientas que dan la posibilidad de ejecutar labores administrativas, incluso de forma individual. Lo que representa una simplificación de los procesos operativos destinados a la gerencia empresarial, tanto a nivel productivo como burocrático.
En detalle, «el software de gestión es la herramienta que nos permite generar una experiencia de usuario global a partir de la suma de cada una de las interacciones con la empresa, desde las más racionales hasta las más personales o emocionales», explica João Sampaio, director de la Unidad de Negocio Internacional de PHC Software, en un artículo para Interempresas.
En tiempos actuales, estos sistemas van mucho más allá e incluyen módulos para responder a clientes y potenciales clientes, e incluso adelantarnos a la competencia, a través del manejo estratégico de datos, también conocido como data-driven, para el análisis de los procesos y toma de decisiones.
Esto último es de tal importancia, que hoy en día es impensable lanzar una solución de gestión empresarial que no permita el análisis de datos, más cuando existen tendencias como el shopstreaming o «comercio en directo», una fusión entre Ecommerce y livestreaming, que utiliza inteligencia artificial (IA) y algoritmos para automatizar el comercio electrónico en todas las fases de la cadena de valor (desde atraer clientes hasta entregas). Esto es una muestra de las alteraciones provocadas por la pandemia en la digitalización empresarial y hacia dónde apunta el mercado.
En este sentido, es de gran importancia conocer las herramientas que ofrece el mercado. En la especificidad, existen dos clasificaciones de software de gestión: los personalizados y los estándares. ¿En qué se diferencian?
● Software de Gestión a Medida
Su diseño y desarrollo se origina en las necesidades del cliente, con aplicaciones únicas y para un grupo de usuarios específico. Como se trata de una solución creada prácticamente desde cero, es expandible, modificable y máximamente adaptable.
● Software de Gestión Estándar
Su diseño compone una solución integrada de gestión con módulos preestablecidos. Se amolda a las necesidades generales de cada sector profesional de forma vertical, sin mayores variaciones.
Adicionalmente existen dos escenarios para desarrollar un software de gestión:
- A través de un ambiente local o desktop, que es básicamente la instalación de un Hardware en un servidor en las dependencias de la empresa, o en un servidor externo.
- O en la cloud (Nube), a través de programas informáticos, que suponen y permiten la ventaja añadida de la movilidad a la hora y el lugar de uso de las aplicaciones, siempre y cuando haya una conexión a Internet.
En ambas modalidades, optar por una herramienta de gestión ayuda a optimizar los procesos empresariales, acceder a toda la información que registra la compañía de manera confiable, precisa y oportuna, asegurar la optimización de datos y eliminar prácticas innecesarias y obsoletas, lo que se traduce en reducción de tiempo y costos de procesos.
La diferencia entre ambas soluciones radica en las necesidades de fondo que están identificadas en los procesos de adaptación, sustentabilidad y crecimiento conjunto, tomando en consideración la inversión – recursos y capital humano – inicial.
Si bien optar por una solución estándar resuelve algunas necesidades urgentes, las limitaciones que implica una solución de este tipo terminan siendo el detonante para una digitalización completa y más específica a futuro, lo que se traduce en una nueva inversión y repercute en las finanzas.
Por su parte, una solución para la gestión específica y personalizada garantiza la utilidad de todas las aplicaciones incluidas, al contrario de un paquete de aplicaciones estándar que pueden o no ser de provecho para tu negocio, según las dimensiones, sector o actividad.
En consonancia, Sampaio recalca – en el artículo publicado por Interempresas – que «el mercado demanda herramientas de rápido acceso, automatizadas y que permitan adaptarse a las necesidades del negocio y del cliente final. Ningún cliente es igual, por lo que es necesario contar con soluciones que ofrezcan rapidez, eficacia, personalización; es decir, ofrecer experiencias completas y únicas en todos y cada uno de los puntos de contacto».
Entre un conjunto de beneficios generales, siempre será buena opción invertir en un software de gestión personalizado por las siguientes razones:
- Personalización: admite realizar actualizaciones y cambios específicos, situación que aumenta la productividad y supone una gran ventaja sobre los competidores.
- Crecimiento en paralelo: cubre las áreas específicas de la empresa y acompaña la evolución de forma sostenible de tu negocio adelantándose a futuras necesidades.
- Integración empresarial interna: permite la articulación de diferentes áreas de gestión a través de un sistema empático. Aumenta los procesos de comunicación y la resolución de problemas de forma rápida y eficiente.
- Flexibilización de rutinas internas: elimina procesos burocráticos que impactan en el flujo y la forma de trabajo, accediendo a mayor movilidad y capacidad de respuesta.
- Aumento de los niveles de seguridad: da la posibilidad de elegir los procesos de seguridad y barrerasde protección sobre los datos y su manejo.
- Economización de recursos: a mediano y largo plazo, los valores referentes a la inversión digital son menores ya que se trabaja con el desarrollo base.
- Obligaciones legales: minimiza la burocracia y aumenta la rentabilidad de los procesos con las actualizaciones referentes a las obligaciones legales.
Gran fortaleza: adaptación
Junto a la personalización de las aplicaciones desarrolladas, la adaptabilidad es la fortaleza más relevante del software de gestión a medida.
Adicional al aprendizaje de los usuarios, nos encontramos con adecuaciones mayores que amplían el margen de uso y los sectores de alcance.
- Adaptación por dimensión: puede adecuarse a cualquier tipo de escala; micro, pequeñas y medianas; y grandes empresas.
- Adaptación por sector: responde a sectores variados de la economía; industria y producción; logística; retail; restauración, construcción, entre otros.
- Adaptación por necesidad: asiste y satisface necesidades trasversales y específicas en las empresas; control comercial y financiero de la empresa, servicio de atención al cliente (Soporte Técnico), gestión del equipo comercial y acciones de Marketing (CRM), optimización del tiempo de los colaboradores (Equipos y Proyectos), control de costos y mantenimiento de vehículos (Flota).
A diferencia de una solución estándar, un software personalizado coincide con las características generales que motivan la búsqueda e implementación de una solución de gestión. La posibilidad de gerenciar los procesos sin patrones impuestos, en conjunto con el ajuste en pro de un crecimiento progresivo y la capacidad de contar con actualizaciones son algunas de las bondades que se obtienen con un sistema hecho a la medida.
