5 reglas para optimizar la gestión de tesorería de su empresa

El escenario actual en el que se encuentra el ecosistema empresarial tiene aspectos comunes en comparación a otros eventos mundiales que han sacudido los mercados. Sin embargo, estamos frente a una situación sin precedente y por ende es natural no saber qué acciones tomar para palear los riesgos al mínimo.

Empresario consultando la gestión de tesorería en la tableta

Ante la incertidumbre que aún rodea el mercado y las inestables proyecciones económicas tras un año pandémico, la medida más adecuada que hay que tomar para garantizar la supervivencia empresarial es llevar a cabo el control minucioso del flujo de caja. Hecho que reafirma que el éxito de cualquier empresa se basa en la gestión transparente de su tesorería.

Lo que se conoce como flujo/saldo de caja final (indicador que hace referencia a las salidas y entradas netas de dinero que tiene una empresa o proyecto en un período determinado) es en la actualidad la clave de la supervivencia de muchas empresas en el mundo.

Es por este motivo, que el objetivo de hoy es garantizar la liquidez en las empresas, mediante una adecuada gestión de la tesorería, que permita hacer frente a los compromisos que se tienen con terceros, bien sea los contraídos con anterioridad o recientes contratos.

Es esta liquidez la que nos permitirá cumplir con las obligaciones y evitará que entremos en una espiral de información negativas, por pérdida de imagen reputacional, por no cumplir con los compromisos e incluso con una desmejora de los ratings crediticios de las entidades financieras.

4 pasos para garantizar la liquidez de tu empresa

  1. Repasar el circuito financiero de generación de la caja;
  2. Valorar los impactos generados por la crisis en cada uno de los procesos de generación de caja;
  3. Evaluar las medidas que se han tomado hasta la fecha;
  4. Evaluar las posibles medidas de control para garantizar el flujo de caja y asegure la estabilidad en situaciones futuras; tal y como fue señalado en la open-class «Gestión de tesorería durante la crisis del coronavirus» realizados por Initiative Escuela de Negocios.

Y todo esto es posible a través de la implementación de herramientas digitales, como el ERP que aseguran el máximo control y el riguroso registro de la información que genera la tesorería/administración de una compañía, mientras se reducen costos, recursos y tiempo.

No obstante, no siempre es tan sencillo tener al día la tesorería de una empresa, sobre todo cuando se arrastran prácticas antiguas, no se hace uso de la tecnología, o simplemente se está iniciando.

Por dónde comenzar a organizar la gestión de tesorería

De acuerdo con los problemas financieros que presentaron las empresas peruanas como consecuencia del impacto del COVID-19, según un estudio realizado por el Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) en el último trimestre de 2020, el 49.2% presentaron falta de liquidez para comprar materias primas y/o insumos, el 46.9% señalaron que tuvieron limitaciones para acceder a fuentes financieras y el 46.5% falta de liquidez para pagar a proveedores, entre otros.

Y todo esto se debe, en parte, al mal manejo de la tesorería y a la falta de previsiones que esto genera. La pegunta entonces es: ¿Qué debemos hacer para que esto no le ocurra a mi empresa?

Como explica el profesor universitario Fc. Xavier Olsina, en el libro «Gestión de Tesorería, Optimizando los flujos monetarios», en tesorería se toman diariamente decisiones que afectan directamente a la cuenta de resultados y a su vez su evolución positiva depende de una buena gestión y su correspondiente toma de decisiones. Sin embargo, existen reglas generales que son primordiales para una sana administración de la caja chica que deben ser puestas en práctica, veamos cuáles son:

1# Realizar un presupuesto preciso

Es la única forma existente de garantizar que contamos con efectivo necesario para el óptimo desenvolvimiento del negocio. En este documento que se debe realizar mensualmente se debe incluir las ventas realizadas, facturación, pagos de clientes y proveedores y el pago de deudas financieras y de créditos empresariales.

2# Tener una buena cartera de clientes

Es fundamental trabajar con clientes que realicen sus pagos en plazos cortos, es decir, que no superen los 30 días. Podemos de igual forma, trabajar con clientes que soliciten lapsos más largos para liquidar facturas, pero estos no deben ser la mayoría. Con esto garantizamos que mes a mes los compromisos de la empresa estarán cubiertos.

3# Incentivar el pronto pago

Aunque esta estrategia no puede ser utilizada en todos los casos, pero en los que se puede hacer uso de este recurso ayudar a mejorar el flujo de efectivo de forma considerable. Para conseguirlo, se puede ofrecer descuentos y ofertas a aquellos que liquiden sus facturas en un plazo mínimo determinado, esto ayudará a tener a los clientes motivados y contar con la liquidez necesaria.

5# Refinanciar deuda solo si es necesario

Si los compromisos financieros están causando graves desequilibrios, la recomendación es consolidar los préstamos y deudas mediante un nuevo crédito bancario. Esto permite aumentar los plazos para el abono de los pagos y disminuir los intereses.  No obstante, los expertos advierten que llegado a este punto debe existir un acompañamiento financiero profesional para no comprometer la vida de la compañía o entrar en un ciclo de refinanciaciones sin fin.

Software para optimizar aún más la tesorería

El software es uno de los vértices a tomar en cuenta en cualquier área de negocio, y la tesorería no escapa de esta realidad. La implementación de herramientas digitales hace que procesos en los que debemos tener minucioso control sean mucho más sencillos de realizar gracias a la integración con todas las áreas de la empresa, ahorrando a la par tiempo y recursos valiosos. Pero ¿qué procedimientos abarca realmente?

Infografía de Gestión de Tesorería con PHC CS

+ Gestión de tesorería diaria, incluyendo caja y bancos:  deudas, cobros, pagos, cuentas corrientes, caja y bancos en un solo lugar. Podemos controlar todas las operaciones diarias y cada uno de los movimientos monetarios que se registren día a día en la empresa a la distancia de un clic.

+ Gestión bancaria y conciliación de extractos: es posible controlar los saldos respectivos movimientos de las cuentas bancarias, individualmente y en conjunto, mientras contamos con la exactitud de los saldos siempre garantizada gracias a la simplicidad y el rigor en la conciliación con los extractos.

+ Gestión de previsiones de tesorería y cotizaciones: la implementación de software también permite tener una perspectiva general de la tesorería, por período y por cada concepto predeterminado según las necesidades empresariales. Obteniendo, de esta forma, todos los meses previsiones, por ejemplo, de ventas, salarios, costos fijos, e incluso hacer comparaciones de este tipo con años anteriores, entre otros, que permiten ganar rigor y control.

Además, de tener estas áreas cubiertas los beneficios son incalculables, a nivel de gerentes contar con un software para la gestión de la tesorería permite tener:

  • Controlar rigurosamente su dinero.
  • Gestionar la tesorería de forma profesional e integrada.
  • Realizar una gestión bancaria más simple y precisa.
  • Simular futuras situaciones financieras.
  • Realizar con mayor rapidez los ficheros de cobranzas.
  • Seguir de cerca la evolución de su negocio a través del análisis gráfico de control de ingresos y gastos.
  • Monitorizar deudas, cobros y recibos.
  • Realizar conciliación bancaria más simple y rápida, incluso en moneda extranjera, a través del resumen de cada extracto bancario.
  • Realizar cobranzas por banco, con la posibilidad de elección de movimientos de cuenta corriente de clientes.
  • Gestionar cuentas de depósito; etc.

En situaciones como la actual, donde la incertidumbre forma parte del mercado es una necesidad tener el control riguroso del dinero, y esto solo es posible a través del software, que centraliza toda la información realmente importante para tener una visión global de la situación financiera de nuestro negocio.

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