Los 5 pasos esenciales para tener tu información organizada
Si tienes un ERP o cualquier otro tipo de software, seguramente sabrás lo importante que son los datos. Teniendo en cuenta la posibilidad de consultar artículos y libros sobre el tema o asistir a conferencias, posiblemente ya hayas escuchado esto varias veces, de diversas maneras y de distintas fuentes. En realidad, hay una razón que explica esto. Y es porque es verdad: los datos, la comunicación, la organización de la información son esenciales. No importa la cantidad de veces que lo hayas escuchado, esta es de las verdades que nunca está demás que te la recuerden.
En el mundo de los ERP hay instalaciones que pierden eficacia con el tiempo, principalmente cuando la empresa crece. Empezaron bien, pero lentamente van denotando alguna degradación en sus capacidades y en su desempeño. Con todo, es sorprendente el porcentaje que se debe a una mala organización de los datos. Recuerda que la empresa, grande o pequeña, está llena de información. Desde la fecha de entrada de una factura, hasta la matrícula de un coche, pasando por la descripción de un artículo en varios idiomas y todas las combinaciones anteriores posibles. En esta inmensidad de datos, pueden aparecer algunos incorrectos, imprecisos, incompletos, repetidos o antiguos.
Hasta aquí no hay necesidad de alarmarse. Es poco práctico esperar que todos los miles de millones de trozos de información estén siempre 100% correctos y actualizados.
La cuestión es cuando eso deja de ser una excepción y se vuelve recurrente o cuando los errores ocurren en datos esenciales y no solamente como algo sin importancia. En ese caso, créetelo, se convierte en un problema. Los datos erróneos se acaban enviando a otros contactos y, a su vez, lo reenvían y comparten. Los mecanismos automáticos tienden a necesitar intervención manual para los datos incorrectos. Los empleados no siempre pueden zafarse de las situaciones y hacer que estos errores no les afecte en su trabajo. Al final, la credibilidad y la confianza de toda la empresa puede resentirse.
En lo relacionado a los problemas, seguro que es suficiente con ver los del exterior, no hace falta ver el negocio irse al traste con los de origen interno.
Es por ello que creemos que puedes y debes tomar medidas para evitarlos. La cuestión aquí, como imaginarás, es saber cuáles son esas medidas.
Sugerimos un enfoque prosaico a la par que eficaz:
Imagina que a tus datos les harás una “limpieza a fondo”.
Exactamente igual que la gran limpieza anual que haces en tu casa.
A continuación, te presentamos 5 pasos para que descubras cómo puede ser efectivo este enfoque.
1. Limpiar toda la casa
No planifiques limpiar solo algunas habitaciones o partes de la “casa”.
Debes reunir todos los datos, toda la información correspondiente a la empresa. Es, como mínimo, una tarea larga y complicada, pero es la mejor forma de hacer una validación objetiva de los datos.
Además de que, con toda la información ya en tu posesión para trabajar, no será necesario afectar el funcionamiento del negocio.
2. Empezar desde cero
Deshazte, en primer lugar, de las limpiezas que sean de tamaño considerable y de ejecución fácil.
Inicia la limpieza de los datos empezando por los errores más evidentes. Por ejemplo, los registros repetidos son fáciles de detectar con un simple algoritmo de búsqueda. Después de eliminar los errores fáciles, pasa a los demás tipos. Estos, debido a su naturaleza compleja, podrán necesitar un proceso más complejo o incluso una intervención manual (aunque esta sea un último recurso y siempre se tenga que evitar).
Es destacable que, incluso en el tratamiento de los errores más simples, los empleados que lo realicen (por ejemplo, especialistas en TI) deben trabajar siempre en colaboración con los compañeros que introducen y conocen los datos y su estructura.
3. Guardar todo por categorías
Cataloga y archiva todos los objetos que puedas, para que se ordenen en función de criterios que facilite encontrarlos.
Ahora que los registros de tu empresa están más limpios, es el momento de reclasificar la forma en la que están organizados. Probablemente, encontrarás estructuras que están lejos de ser eficaces y prácticas. Siempre hay mucha información introducida a última hora porque hay un cliente esperando o porque no se ha analizado a fondo en el momento de la creación o porque tiene una nomenclatura poco clara y/o poco detallada.
Realiza aquí el trabajo de reordenar, compartiendo un espíritu de ayuda entre los empleados de todos los departamentos de la empresa.
4. Tratar los detalles
Perfecciona los pormenores y haz que las limpiezas sean más detalladas.
El tratamiento más preciso de la información está relacionado con el punto anterior. Ello se debe a que las características más específicas de los registros también sufren de los males ya redactados, e incluso, con mayor frecuencia. Siempre hay muchos atributos incorrectos por completar o indescifrables, por ejemplo, debido a campos con tamaño insuficiente (la idea es dejar de tener campos como “alf redond” para pasar a tener “alfombrilla de ratón redonda 24cm azul oscuro”).
El enfoque más realista para esta fase es ejecutar procesos automáticos de cumplimentación de la información.
5. Confirmar que está todo en su sitio
Haz una revisión final del trabajo y ajusta lo que veas que falta hasta que estés seguro de que tu “casa” está impecable.
Como último paso, sugerimos que hagas un repaso adicional por los distintos procesos de los puntos anteriores porque puede siempre haber errores que solo se detectan después de haber hecho la reestructuración. Los registros duplicados, por ejemplo, debido a la gran introducción de datos, aún aparecen con alguna frecuencia en esta fase.
Junto a esta revisión final puedes realizar tests periódicos para verificar que todo está de acuerdo a lo esperado.
Si esta toma de medidas te parece pesada y costosa es porque lo es, no hay que darle muchas vueltas. Sin embargo, si aspiras a acelerar un poco el proceso, siempre puedes intentar abreviar algunos pasos. En la primera fase, en lugar reunir toda la información, se puede concentrar la que sea potencialmente problemática (aunque esa elección sea falible). Se puede también considerar el tercer y el cuarto punto como menos urgentes que los demás y no ejecutarlos. No obstante, recomendamos que solo lo hagas si tienes una razón con peso. Son puntos importantes para quien quiere llegar de verdad al detalle de la revisión de los datos. Además de que se inicie el proceso, es decir, si ya has dado el paso más difícil, no lo deberías dejar hecho por la mitad.
Ahora que has integrado todo este proceso, esperamos que hayas deducido que puede ser, como mínimo, interesante para tu negocio. Sea como sea, quédate con nuestro consejo: cuanto más pesada es la “limpieza a fondo”, mayores son los beneficios visibles al final.
