Qué es el ERP y cómo puede transformar tu empresa
Seguramente te gustaría contar en un mismo lugar con toda la información relacionada con tu empresa. Sin importar el sector al que pertenezcas o el volumen de ventas que manejes, existen soluciones diseñadas a la medida para integrar la contabilidad, la facturación, las planillas, la producción, la distribución, la logística y el marketing, por mencionar tan solo algunas áreas.
Precisamente, el ERP es mucho más que una simple herramienta de facturación y se ha convertido en un aliado imprescindible para el desempeño y la productividad de cualquier empresa. No se trata de un tema del futuro sino del presente que evoluciona constantemente y que lleva a los usuarios que lo emplean a un mercado mucho más competitivo. ¿Has oído hablar de Big Data e Internet de las cosas? Estas serán solo algunas de las tendencias que prometen consolidarse más este 2019 según la consultora Gartner.
Sin embargo, y pese al crecimiento vertiginoso de la tecnología, erróneamente algunos consideran que no se adapta a sus requerimientos, bien sea por razones de presupuesto o de tamaño. El ERP no debe ser visto como un gasto sino como una inversión. Aquí encontrarás una explicación sencilla de todo lo que puedes lograr si echas mano de esta herramienta cada vez más avanzada.
El acrónimo ERP puede definirse como un Planificador de Recursos Empresariales que logra gestionar todas las actividades propias de la empresa. El término fue acuñado por primera vez por la consultora americana Gartner en 1990 bajo la denominación Enterprise Resource Planning, aunque su origen está asociado a un sistema implementado por Estados Unidos durante la Segunda Guerra Mundial denominado Planificación de Requerimientos Materiales.
Este sistema integrado es concebido como un todo, que también puede ser adoptado por partes, comúnmente denominadas módulos. Esto permite a las empresas instalar solo aquello que requieren de acuerdo con sus necesidades técnicas y económicas e integrarlos entre sí.
Un ERP es completamente adaptable gracias a las herramientas de configuración que lo sitúan un paso más allá. Adicionalmente, es especializado bajo esquemas transversales a todas las empresas, pero también específicos en cuanto a sectores productivos.
Otra característica distintiva es que emplean una base de datos única que procesa la información de todas las áreas incluyendo aquellas relacionadas con terceros externos.
Todo tipo de empresas puede adoptar un ERP, tanto multinacionales como pequeñas. Las razones que llevan a una organización a confiar su funcionamiento a esta herramienta son muchas y dependen de su propia naturaleza. Para el año 2017, un estudio de la Consultora Panorama indicaba que uno de los principales argumentos para adoptar un ERP obedece a su capacidad para dar cumplimiento a las obligaciones legales que surgen en cada contexto. Pueden estar relacionadas con impuestos o hasta datos personales de los usuarios. Ejemplo de este último punto lo representa el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea que fue contemplado en los ERP para agilizar todo lo concerniente al consentimiento, rectificación, olvido y portabilidad, proceso que sería tarea imposible si hubiese sido hecho de forma manual.
Otro de los argumentos que explican la transición hacia un ERP obedece, sin duda, a hacer el trabajo de los colaboradores mucho más fácil, hecho que beneficiará a la organización en general.
Automatizar procesos
Una empresa se basa en procesos y, con frecuencia, estos implican tareas rutinarias, que demandan tiempo y recursos, que deberían estar avocados a otras funciones realmente importantes.
Muchas de esas tareas no necesitan ni siquiera intervención humana y pueden optimizarse usando software de gestión, apoyado en workflows y alertas para que cada colaborador conozca exactamente lo que tiene que hacer en cada etapa.
Estos workflows son esenciales en procesos que involucren diferentes departamentos para imprimir mayor rapidez a toda la gestión.
Maximizar el desempeño de los equipos
¿Concretamente, de qué hablamos cuando nos referimos de incremento de la productividad?
- Nos referimos a automatización del trabajo administrativo, rutinario y de procesos, de manera que los equipos se concentren en lo que realmente crea valor e innovación.
- Promoción de la comunicación directa y eficaz, con redes internas por proyecto, por equipo o entre toda la empresa.
- Medición de indicadores y de la evolución de objetivos para que todos sepan, en tiempo real, qué falta por cumplir y cómo pueden contribuir más para poder conseguir las metas definidas.
Garantizar la movilidad
Atrás quedaron las barreras físicas de las oficinas gracias a la transformación digital y a los ERP de nueva generación.
Además de la productividad y eficiencia que ya existían en los ERP tradicionales, ahora es posible tener la libertad de trabajar desde cualquier plataforma web para que los colaboradores puedan acceder en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.
Puedes consultar la información desde tu Tablet o smartphone camino a la oficina. Esto es una auténtica revolución digital.
Tener indicadores para tomar mejores decisiones
Imagina que te encuentras en una reunión en la que requieres tomar decisiones teniendo en cuenta la mayor cantidad de información disponible. Con un ERP puedes contar en una sola pantalla con los principales indicadores de tu negocio presentados de forma automática y visualmente comprensible, sin necesidad de solicitarle a una o varias áreas que envíen urgentemente los datos.
Mejorar la experiencia de los usuarios/clientes
Pensemos en las herramientas de self-service o autoservicio que permiten a los clientes solicitar pedidos o descargar facturas sin tener que depender de la ayuda de un tercero o a tus propios colaboradores que también pueden gestionar muchas tareas de forma autónoma.
Las expectativas de los clientes son cada vez más elevadas y exigen una buena experiencia de utilización. Esto trae nuevos desafíos para las empresas que necesitan diferenciarse de la competencia para sobrevivir.
Para optar por un ERP es fundamental que analices cuáles son las necesidades concretas de tu empresa. La solución que escojas debe ser lo suficientemente adaptable a las características del negocio, así como debe ser capaz de crear nuevos procesos y opciones. Adicionalmente, debe actualizarse permanentemente con las obligaciones legales y, por último, y no menos importante, garantizar la seguridad de la información que maneja.
