Diccionario de contabilidad: qué son y para qué sirven el Libro Diario y Libro Mayor

Conocer los elementos básicos de la contabilidad – como los libros contables – permite comprender el funcionamiento financiero de la empresa y crear el plan general de contabilidad de tu negocio.
Hombre en su negocio consultando el diario de contabilidad y ingresando el libro diario y el libro mayor en el laptop

En cualquier modelo de negocio es fundamental tener controlados todos los movimientos y registros para garantizar no solo el cumplimiento de las normativas tributarias sino también la toma de decisiones con la información necesaria para garantizar el éxito de la empresa.

En la contabilidad diaria de una empresa, existen dos libros imprescindibles que debe conocer: el Libro Diario y el Libro Mayor.

Libro Diario: menos errores en la contabilidad

El Libro Diario, también conocido como Libro de Cuentas, es un documento contable obligatorio que recoge el día a día de los hechos económicos de la empresa. Es decir, es aquel donde se anotan los gastos, deudas y ganancias diarias. Por tanto, se recoge la información ordenada cronológicamente, dejando rastro de toda la historia económica de la empresa. En el Libro Diario las anotaciones de introducen por bloques, lo que se conoce como asientos contables. En él siempre se refleja un hecho contable, es decir, un hecho o circunstancia que merece ser contabilizada y tiene impacto financiero, por ejemplo: el pago de facturas, la venta de productos, el pago de colaboradores y afines. En cada asiento debe ir reflejado:
  1. Lo que ha beneficiado a la empresa.
  2. La contrapartida.

En contabilidad, en un Sistema Doble Partida, cada movimiento se apuntará en dos sitios relacionados, uno irá al “debe” y el otro al “haber”. Veamos qué contiene cada uno:

  • En el “debe” se registran todas aquellas operaciones que implican un ingreso o un aumento. Todos los ingresos y los débitos se contabilizan en el “debe”.
  • Mientras que en el “haber” se registran aquellas que implican una salida o una disminución. Se contabilizan todos los gastos y créditos.

Pero para entender esto un poco más a profundidad es necesario indagar en el Sistema de Doble Partida

¿Qué es el Sistema de Doble Partida?

El Sistema de Doble Partida es el método de registro de las operaciones más usado en la contabilidad. Con el fin de establecer una conexión entre los diversos elementos patrimoniales, esta metodología consiste en reflejar cada operación dos veces, una en el “debe” y la otra en el “haber”.

Conocida como la base y el principio de la contabilidad moderna, la partida doble tiene como principio básico la igualdad entre la suma de los débitos y la suma de los créditos.

Este sistema se similar a una balanza en equilibrio, ya que, dentro de un asiento contable, la suma de los conceptos del “debe” y del “haber” siempre tienen que ser iguales.

El Libro Diario y Libro Mayor están interrelacionados, todas las operaciones que aparezcan en el Libro Diario se tienen que anotar también en el Libro Mayor, así como cuando utilicemos una cuenta nueva esta se tendrá que abrir dentro del Libro Mayor.

Libro Mayor: orden en datos y movimientos

El Libro Mayor, también conocido como Libro de Test, se registran las variaciones que se producen en las cuentas utilizadas en contabilidad.

Y pese a que no es de obligatoriedad declarativa, en la práctica resulta imprescindible llevarlo, permitiendo tener una contabilidad clara y transparente, hecho que se traduce en mayor control de las finanzas en las empresas.

En este documento se registran las diferentes cuentas con la idea de conocer cuál es su movimiento y saldo de manera particular, es decir, de forma individual, cada cuenta por separado.

En pocas palabras este libro recopila todos los movimientos diarios pero reordenados por tipo de movimiento para tener los resultados de los saldos de la empresa por cuentas, bien sea saldo deudor o acreedor, tal cual como un extracto de cuentas bancario.

De lo manual al software

Pese a que profesionales de la contabilidad recuerdan aún las operaciones manuales, la verdad es que con la llegada de las computadoras y ordenadores la introducción de datos se hace mediante el software, a través de programas informáticos que facilitan la tarea y agrupan los registros en libros contables.

PHC CS Solución Financiera hace el registro automático al ingresar cualquier movimiento contable en el Libro Diario y el Libro Mayor, lo que permite ahorrar tiempo y disminuir errores.

Asimismo, se puede realizar la renumeración de los asientos contables cronológicamente, bien si se elimina un registro o se adiciona un movimiento a destiempo.

En otras palabras, reordenar de forma automática los asientos contables de un determinado año dentro del Libro Diario para la correcta presentación en el formato oficial. Eliminando así los procesos manuales de corrección.

Todo esto constituido dentro del Plan de Cuentas, que posibilita llevar a cabo la creación de cuentas contables, detallando los impuestos y las tasas, así como la localización para realizar una mejor configuración de los códigos de integración de compras y ventas.

Estamos hablando de procedimientos básicos que significaban largas horas de trabajo y que hoy gracias a la digitalización de la contabilidad se realiza en cuestión de minutos, facilitando el manejo de la información, optimizando su acceso y garantizando el control financiero de las empresas.

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