Cómo digitalizar mi Mype: 5 mitos que las empresas deben enfrentar

El proceso de digitalización empresarial, lejos de ser una acción exclusiva de las grandes corporaciones, es una necesidad para las Mypes. En este artículo te explicamos las razones:

Joven empresaria comprobando en su computadora portátil cómo se hace la digitalizacion de Mypes

Las micro, pequeñas y medias empresas (Mypes) son, sin duda, el motor de la economía global. En conjunto generan entre el 60% y el 70% del Producto Interno Bruto (PIB) de las principales economías del mundo, sin hablar de su vital contribución en la creación de empleo y el desarrollo de la innovación. En contraste, todavía enfrentan grandes desafíos y brechas con relación a las grandes empresas, principalmente en el proceso de digitalización.

El proceso de digitalización lejos de ser una acción exclusiva de las grandes empresas – quienes tienen más experiencia en esta tarea – es una gran oportunidad de crecimiento a mediano plazo para las Mypes que quieran y/o necesiten adaptarse a los nuevos mercados y patrones de consumo.

En este sentido, desmitifiquemos las 5 falsas creencias de las Mypes en el Perú sobre cómo digitalizar una pequeña empresa:

Mito 1. Una empresa pequeña no puede digitalizarse

La verdad es que sí pueden, y lo están haciendo. Las Mypes están emprendiendo su proceso de evolución digital tras los recientes cambios y nuevas conductas de consumo provocadas por las medidas de confinamiento implantadas para la prevención de la propagación del Covid-19.

¿El motivo?  Sobrevivir. Y no es solo una razón de supervivencia, también es la oportunidad de llegar a más y nuevos clientes a través de la exploración de otros canales de venta 100% digitales, reducción de costos y ahorro de tiempo gracias a la automatización de procedimientos internos.

Antes de la pandemia, uno de los principales problemas que suponía la transformación digital para una empresa era la resistencia al cambio. Casi año y medio después el panorama es completamente distinto: 73% de empresas peruanas están encaminadas en el proceso de digitalización y un 55% elevó su inversión con este fin, según el último estudio de madurez digital realizado por la Consultora EY en Perú.

Pero esto solo es posible a través de la implementación de una estructura digital que permita ir automatizando, poco a poco, cada uno de los elementos según su prioridad y necesidad. Como es el caso de un ERP modular, que pueda ser personalizable y adaptable a las diferentes etapas de evolución y crecimiento de la empresa.

Mito 2. No es posible adaptarse a mi sector de actividad

La pandemia ha puesto al descubierto esta falsa creencia. Y es que el lockdown mundial ha provocado un avance tan acelerado que la mayoría de los comercios que han sobrevivido a los embates económicos y la falta de liquidez es porque han recurrido a canales digitales para vender y adaptarse a las “nueva forma de hacer las cosas”.

El mejor ejemplo de esto es que el 51% de las pequeñas empresas peruanas, de todos los sectores y rubros, cambiaron su modelo de negocio para adaptarse al mundo digital a través de las entregas por delivery y compras a través de comercio electrónico.

Bodegas, farmacias, tiendas minoristas, restaurantes, emprendedores y grande etcétera, recurrieron a plataformas de venta para ofrecer sus productos en el mercado, y no solo eso, el 80% de ellos buscaron plataformas que tuviesen un sistema integrado de facturación electrónica, hecho que sin duda les permitiese cumplir con las obligaciones fiscales con un par de clics. (según estudio de The Factory HKA).

Mito 3. No necesito digitalizarme para continuar en el mercado

Falso. Además de las oportunidades de negocio que se pueden perder por la ausencia en canales de comercialización como los anteriormente mencionados, está también el hecho de incurrir en faltas fiscales, perder información valiosa e incluso disminuir la productividad y eficiencia, factores que van en detrimento de la rentabilidad de una empresa.

Estados de todo el mundo, incluido Perú, están ejecutando planes de digitalización en las plataformas gubernamentales para garantizar procedimientos más eficientes, disminuir la burocracia, ofrecer autonomía a los contribuyentes, en cuanto a trámites fiscales se refiere, y combatir el fraude fiscal para recaudar la mayor cantidad de recursos posible, evitando los desvíos.

Además del cumplimiento de las obligaciones declarativas en un contexto digital, también está el escenario de poder mantener la productividad frente a cualquier circunstancia y desde cualquier lugar: en pocas palabras el teletrabajo y la gestión de trabajadores en remoto.

Según una encuesta hecha por Career Partners Perú, el 77% de los trabajadores peruanos en teletrabajo durante la pandemia mantuvo o incrementó su productividad, lo que permitió la continuidad de las actividades empresariales durante el confinamiento. 

Estos solo por dar algunos ejemplos de la necesidad que hay en torno a la digitalización de las Mypes y a la implementación de herramientas digitales que acompañen la evolución.

Mito 4. No necesito automatizar procesos administrativos, con la hoja Excel basta

Si bien la hoja de cálculo de Excel ha sido un aliado en los momentos más primitivos de las compañías para intentar llevar relativamente en orden las finanzas, hoy en día es considerada una mala práctica. Expliquemos por qué:

  1. Es un procedimiento manual que representa un gasto considerable de tiempo.
  2. No es preciso. Al tratarse de un proceso manual hay muchos factores que pueden quedar fuera por descuido, arriesgando la estabilidad financiera, sobre todo en momentos donde la liquidez está más ajustada.
  3. No es integrable. Básicamente no tenemos los datos de la empresa integrados a la hoja de cálculo, lo que dificultan saber a ciencia cierta el flujo de caja con el que se cuenta, el stock disponible, etc., y por ende puede inferir en la toma de decisiones erradas.
  4. No es configurable. La hoja de cálculo Excel es una herramienta básica que no permite configurar o registrar a tiempo real los compromisos pendientes de la compañía.
  5. No es programable. Por ejemplo, no se pueden programar los pagos a proveedores, realizar las declaraciones fiscales automáticamente o generar documentos digitales con respaldo a tiempo real.

Según el INEI, más de 45.000 empresas cerraron por la crisis económica; sin embargo, otras miles supieron adaptarse e implementar de soluciones digitales que aportan eficiencias y ahorros de costos, ya sea en sus áreas contables, de logística y, especialmente, en sus procesos de facturación.

¿Qué opciones tenemos? El ERP, que es nuestro último mito.

Mito 5. El ERP es solo para grandes empresas

Para 2018, más del 40% de Mypes en el Perú contaban con un sistema ERP. Otros estudios reseñados en 2019, sostienen que las Mypes que implementaron un ERP aumentaron sus ventas entre 25% y 30% gracias a la automatización y optimización de la gestión de inventarios; y en 2021 pequeñas empresas con un alto volumen de emisión de comprobantes de pago electrónicos (CPE) ahorraron recursos entre 60% y 70% en uso de papel.

Los sistemas ERP son utilizados por empresas – en general- que buscan integrar y controlar todos sus procesos y el tamaño del negocio no importa, ya que los sistemas ERP cuentan con excelente flexibilidad, lo que permite realizar personalizaciones en función de las necesidades de cada organización. Y que permite al gerente realizar de forma integrada y centralizada:

  • La gestión eficiente, a partir de cualquier lugar y dispositivo;
  • La comunicación directa de comprobantes de pagos electrónicos (CPE) a la SUNAT;
  • El control de todas las operaciones del área comercial;
  • La reducción de costos y automatización de procesos.

El ERP de PHC CS es un software 100% adaptable y personalizable, capaz de evolucionar a medida que crezca el negocio y aumenten las necesidades de gestión.

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