2 de Febrero, 2022

Cierre de año fiscal: cómo evitar los errores en la contabilidad

Evite los errores en la contabilidad de su empresa con la automatización del área financiera. Conozca 6 beneficios de la implementación de software:

Si algo ha traído el mundo tecnológico moderno es la simplificación y automatización de procesos que en el pasado eran manuales y por veces penosos en cuanto a la inversión de tiempo y recursos.

Casi 35 años se han cumplido del lanzamiento de Excel, la primera hoja de cálculo digital que, aunque en su momento fue una revolución digital en la forma en la que se hacía la contabilidad, hoy ha quedado obsoleta frente a programas de contabilidad/software que disminuyen al mínimo los errores que se pueden cometer a la hora de ingresar manualmente los gastos, deudas y ganancias diarias en el Libro Diario o también conocido como Libro de Cuentas.

Además de la disminución de errores al completar datos y cuentas, la adopción del software para gestionar las tareas administrativas optimiza la carga laboral del equipo o las personas a cargo de la contabilidad, hecho que les permite rendir de mejor manera y hacer más productiva su jornada laboral, lo que se traduce en tiempo y a su vez en ahorro de recursos capitales y financieros importantes. Mientras se cumplen cabalmente las obligaciones legales y el pago de compromisos financieros, sin desestabilizar la organización.

¿Cómo puede el software ayudar a disminuir los errores en la contabilidad y hacer empresas más rentables?

La respuesta es sencilla. Centralizando y automatizando toda la información financiera de las empresas.

Veamos cómo es posible manejar la contabilidad de una empresa a través del software:

El software de gestión se convirtió en un sistema nervioso digital que permite cruzar y analizar datos, tendencias y resultados importantes para el éxito de los negocios. Ricardo Parreira, CEO de PHC Software.

1# Optimización del tiempo

“Recuerden, el tiempo es dinero”, esta frase que ha sobrevivido por más de 200 años y que fue dicha por Benjamín Franklin en el ensayo titulado «Advice to a Young Tradesman», sigue más vigente que nunca y sobre todo en la gestión empresarial.

La capacidad de procesar grandes cantidades de datos, centralizarlos, automatizar procesos, incluso bancarios, y tareas rutinarias, son algunos de los beneficios de contar con un sistema contable integrado en la gestión del negocio, lo que representa una reducción significativa en el margen de error, permitiendo que los colaboradores sean más productivos y realicen las tareas repetitivas en menor tiempo, enfocándose en otras tareas de mayor importancia.

2# Cumplimiento de las obligaciones legales

Tareas intensivas como la declaración de impuestos, retención periódica del IGTV o la emisión de facturas son en un gran porcentaje procesos automatizados. Contar con un software puede facilitar el cumplimiento de las obligaciones legales y llevarse a cabo en cuestión de minutos e incluso segundos.

Como sostiene Carla Nobrega directora Financiera de PHC Software, “las empresas actualmente necesitan mejorar sus procesos, reducir el trabajo administrativo y consecuentemente reducir los costos optimizando los recursos” sobre todo en esta era 2.0 donde “la optimización de los procesos en el área de Billing & Supply nunca fue tan importante como ahora, pues la necesidad de reestructurar el área financiera (conforme a las nuevas necesidad y exigencias legales y del mercado) requieren que dichos procedimientos sean cada vez más ágiles, innovadores e interactivos”.

En este sentido, el software posibilita producir diversos modelos en formato electrónico para el envío por Internet a la SUNAT de forma que pueda responder al cronograma sin preocupaciones.

Contabilidad Automatizada

3# Información contable a tiempo real

Contar con información a tiempo real permite a las empresas tener una visión global y estratégica de la situación actual de la compañía en general, no solo del área financiera lo que posibilita la toma de decisiones acertadas que traigan beneficios a la organización y su crecimiento, sobre todo en tiempos de tanta incertidumbre como el actual.

Asimismo, es posible acelerar estos procedimientos vinculando funcionalidades contables como, por ejemplo, la facturación, compras, recibos o pagos. Los propios movimientos de tesorería (ej.: depósitos, pagos diversos o movimientos de caja) generados en el área de Gestión. También puede realizar la integración online de documentos de facturación, recibos de clientes, compras y pagos a proveedores, comprobantes de ingreso, documentos de tesorería y transferencias cuenta-caja y cuenta-cuenta.

4# Integración con otras áreas

En este punto, la idea es automatizar al máximo el flujo de trabajo de todas las áreas de la empresa, para la obtención de datos que impactan en los procesos productivos y en las finanzas de la compañía, desde la información de la ejecución de proyectos hasta la generación de reportes y cálculos complejos, como presupuestos corporativos, el cálculo de las planillas y los gastos asociados a los colaboradores, solicitudes a proveedores y compras, la gestión de inventarios y el trabajo colaborativo.

5# Movilidad, escalabilidad y flexibilidad

La palabra clave en este punto es la adaptabilidad. Es ese el factor fundamental para que la evolución del negocio esté acompañada por un crecimiento sostenido de toda su estructura. A medida que la compañía crece, el contexto y los mercados cambian, el software y sus actualizaciones posibilitan al gerente contar con herramientas que responden a nuevos escenarios. Por ejemplo, dar respuesta a asuntos urgentes desde cualquier lugar gracias a la movilidad.

6# Análisis y proyecciones para la toma de decisiones estratégicas

Existen diferentes formas de realizar el análisis y control periódico de la estructura financiera de una empresa, si bien las medias y grandes corporaciones tienen departamentos destinados con este fin, las pequeñas empresas y medianas suelen realizar estos procedimientos a través de un software que de la posibilidad de crear dashboards personalizados para medir aquellos datos que permitan tomar decisiones estratégicas conforme al planeamiento y objetivos de la organización.

En este panorama también entran el analytics y el big data que ayudan a transformar datos en insights valiosos y están, cada vez más, al servicio de la creación de nuevas oportunidades, como elementos centrales de transformación digital de las organizaciones.

“El big data no es una moda pasajera. Estamos apenas en el inicio de una revolución que afectará todos los negocios y todas las formas de vida en este planeta”. Las palabras son de Bernard Marr y, de forma predictiva – que, coincidencia o no, es precisamente lo que hacen los datos – fueron escritas en un artículo de opinión para Forbes en 2015.

Realizar de forma efectiva la administración contable, no solo en momentos de cierre de año, es una de las primeras necesidades dentro de una empresa para poder tomar decisiones estratégicas y tener solvencia y rentabilidad. En pocas palabras para tener una empresa que sea realmente un negocio sostenible.

A través de un software de gestión integral se resuelve esta necesidad gracias a la optimización de las tareas del equipo y personas a cargo de la contabilidad, al tiempo mejora el rendimiento en general de colaboradores y empresa, realizar de forma sencilla las exigencias fiscale y poder tener una “imagen fiel” y en orden las cuentas anuales dentro del Plan General de Contabilidad para realizar correctamente el cierre del año fiscal.

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