Carga administrativa: cómo evitar el exceso de trabajo que retrasa a tu empresa

Diariamente nos encontramos con que el exceso de trabajo administrativo afecta la productividad de las empresas y consume tiempo esencial que pudiera ser dedicado a la actividad central de la organización. Los escasos recursos y procesos ineficientes son las principales causas para esta carga que afecta en especial a las pymes. Sin embargo, pese a que las tareas administrativas son inevitables para el funcionamiento de tu empresa, es posible reducir los excesos de trabajo.

 

Este es un tema delicado para las empresas: en Europa, por ejemplo, los trabajadores pasan 6,8 horas a la semana dedicados a tareas administrativas que no son su actividad principal. Las conclusiones proceden de una investigación de Adobe a 7.000 empleados de empresas localizadas en ocho mercados europeos (Alemania, Dinamarca, Francia, Finlandia, Holanda, Noruega, Inglaterra y Suecia). Como resultado de la carga administrativa, el 64 % de los empleados acaban trabajando horas extras para lograr completar las tareas. Pero no es solo una cuestión de tiempo, el 48 % de los encuestados confiesa haber perdido negocios debido a tareas administrativas que no tuvieron buenos resultados. Además del tiempo, la carga administrativa supone costos financieros y el deterioro de la relación con el cliente.

Para que puedas reducir la carga administrativa y los costos asociados, aumentando la competitividad de tu empresa, comienza por reflexionar sobre la situación actual. Es decir, analiza qué tareas administrativas se están llevando a cabo, qué procesos, con qué regularidad y cuánto tiempo consumen. Con un retrato detallado de la situación actual será más fácil implementar cambios.

 

  • Automatiza procesos con un software de gestión

El funcionamiento diario de tu empresa se basa en procesos, es decir, una serie de etapas rutinarias para alcanzar determinados resultados. A nivel administrativo, eso ocurre, por ejemplo, con el procesamiento de salarios o la integración de un nuevo empleado. Muchas tareas no requieren de intervención humana y podrán ser optimizadas con un software de gestión, apoyado en workflows y alertas definidos sobre qué tienen que hacer y quién debe hacerlo en cada etapa del proceso. De esta forma, no solo se logran automatizar tareas que hacen que actualmente pierdas tiempo, sino que agiliza todo el proceso para que tus trabajadores sepan lo que deben hacer en cada momento (sin necesidad, por ejemplo, de desperdiciar tiempo en pedir una firma o comunicar que ya hicieron su parte del proceso).

En consecuencia, cuanto más automáticos son estos procesos, más tiempo ahorrarás en este tipo de tareas. En el caso del procesamiento de planillas, la integración informática con el registro de vacaciones y faltas de cada trabajador automatiza los cálculos de variables de las boletas de pago. Las ventajas de los workflows se hacen visibles en procesos que involucran diferentes departamentos, con etapas distintas.

 

  • Divide la carga administrativa

La mayoría del trabajo administrativo, cuando se realiza internamente, recae siempre en los departamentos financiero, administrativo y de recursos humanos. Es aquí donde se procesan tareas asociadas a la facturación, introducción de gastos, órdenes de compra o procesamiento de planillas, entre otras responsabilidades. Sin embargo, lograrás aliviar esta carga administrativa si divides algunas de las tareas entre varios empleados.

Con herramientas self-service, cada trabajador puede ser responsable de registrar sus gastos, vacaciones o faltas, por ejemplo, solo siendo necesario una validación posterior en un proceso que es mucho más ágil que un registro centralizado. A través del self-service, los trabajadores también logran acceder a la información relevante para su trabajo sin entorpecer los departamentos administrativos con pedidos de información y dudas.

Las herramientas de self-service no solo son útiles por disminuir la carga administrativa de la empresa. Son también una forma de dar autonomía a tus trabajadores, lo que se traduce en una mayor motivación y vínculo con la organización, mayor productividad y, en última instancia, una employer brand reforzada.

 

  • ¿Digitalización? Siempre

Las impresiones y envíos de documentos por e-mail son algunas de las tareas administrativas que más tiempo consumen. Para contrarrestar esta tendencia, apuesta por una estrategia para hacer que el proceso de gestión de documentos sea más eficiente, empezando por la digitalización. Conserva digitalmente los diferentes archivos y, con el apoyo de herramientas de gestión, procede a la indexación, clasificación y asociación de cada uno de ellos al proyecto respectivo, reunión u otros registros. De esta forma, todo será más sencillo en la gestión diaria de la empresa.

 

  • Considera el outsourcing

Frente a la situación actual, pondera la delegación de algunas tareas administrativas en agentes externos («tercerización») o outsourcing (área financiera, administrativa, recursos humanos o legal, por ejemplo), concentrando tus recursos internos en las actividades principales de la empresa. Sin embargo, presta atención porque el outsourcing tiene pros y contras. Por un lado, implica menos carga administrativa y el apoyo de empresas especializadas en la actividad a delegar. Sin embargo, tiene como principales desventajas la pérdida de control de la ejecución de las tareas y de confidencialidad. Pondera, frente a tus necesidades, cuál es la mejor opción para tu negocio: asegurar el trabajo administrativo internamente o avanzar al outsourcing.

 

  • Agiliza el cumplimiento de las obligaciones legales

La burocracia inherente al cumplimiento de la legislación nacional es una de las grandes cargas administrativas sobre las pymes. No es posible obviar el cumplimiento legal (incluso para no caer en penalizaciones), pero es importante que te anticipes a las alteraciones legales y optimices los procesos internos de tu empresa para una respuesta más eficiente.

Asegúrate, por ejemplo, que las herramientas que adoptaste en tu empresa están actualizadas para atender las obligaciones legales. Evalúa cuál es la forma más rentable, en términos de carga administrativa, para el cumplimiento de la legislación.

Automatizar, delegar, digitalizar y agilizar son palabras obligatorias para aliviar el exceso de carga administrativa en tu empresa. Traza una estrategia, permite una gestión desde cualquier lugar y recurre a herramientas digitales, esta será la nueva era de productividad para tu empresa.

 

El blog Business at Speed es una referencia obligatoria para aquellos gestores que quieren mantenerse actualizados en temas de competitividad y excelencia empresarial.

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