Business Intelligence para Mype: de la teoría a la práctica

“La Business Intelligence (BI) ayuda a rastrear lo que en realidad funciona y lo que no”, esta es la principal ventaja de implementar en una empresa este tipo de tecnologías analíticas, según explica Bill Gates, director de Microsoft.

hombre de negocios usando business intelligence para pymes

La evolución acelerada del mundo de los negocios exige a las empresas la implementación de herramientas y aplicaciones cada vez más precisas y eficientes para contar realmente -como su nombre lo indica- con “Inteligencia Empresarial” o Business Intelligence.

Inteligencia Empresarial que genera conocimiento exacto del negocio y que a su vez se deriva de la correcta utilización de la información generada dentro y fuera de la empresa.

La pandemia, sin dudas, ha sido uno de los principales aceleradores de la digitalización que requerían empresas de todo el mundo. El estudio «Barómetro Badenoch + Clark», realizado por la firma internacional de Executive Search y desarrollo de talento del Grupo Adecco, sostiene que las organizaciones se han visto obligadas a adaptarse a las nuevas necesidades del mercado, de forma imprevisible, hecho que desencadenó la transformación y evolución digital en las empresas de forma simultánea.

Las nuevas demandas en tiempos de confinamiento (y futuro escenario post-Covid) exigían incorporar nuevas herramientas, modificando muchos procesos y cambiando la forma de relacionarse entre clientes, empleados y proveedores. En este punto, la diversificación y la digitalización han sido clave para mantener a flote los negocios.

Poniendo el foco en las principales estrategias que los líderes han tenido que seguir en 2020, el 81% de las empresas en América Latina está avanzando en su proceso de evolución digital, según un estudio publicado por Glue Executive Search. En el caso concreto de Perú, donde el vuelco a la digitalización ha sido de 360º, la red empresarial cuenta hoy con un elevado índice de madurez digital (DMI, por sus siglas en inglés).

Tal como refiere el estudio titulado “Madurez digital de las empresas en el Perú”, realizado por la consultora EY Perú, el 65,9% de las empresas se encuentran “encaminadas” a conseguir este objetivo, teniendo en cuenta que cuando hablamos de “madurez digital” no solo nos referimos al grado digital de transformación genérico o del área de sistemas, sino a la consistencia del uso de herramientas digitales y disposición al cambio a lo largo de todas las áreas de negocio. Entre ellas la Big Data y Business Intelligence para la toma de decisiones.

Pero ¿qué realmente se puede hacer con Business Intelligence?, ¿solo es una tecnología para grandes empresas?  Las respuestas a estas interrogantes a continuación:

Business Intelligence: ¿Cómo se utiliza?

En el webinar «La era del dato: el motor que impulsa tu negocio» realizado por PHC Software, en conjunto con la Cámara Oficial de Comercio de España en Perú, fue definida la Business Intelligence como “la gestión avanzada de los datos (que permite) tener el control riguroso y en tiempo real de los principales vectores de una empresa”.

Para explicarlo de una forma más simple, y responder a la interrogante anterior, utilicemos un ejemplo.

Imaginemos que tenemos una empresa y que en el último mes las ventas cayeron 30%. En este contexto las preguntas lógicas serían: ¿Qué pasó? ¿Por qué las ventas cayeron tanto?

Si nuestra empresa no cuenta con herramientas de Inteligencia Empresarial, tendríamos que solicitar a cada área un reporte para poder analizar los registros uno a uno y encontrar la razón por la cual se desencadenó esta quiebra. Este proceso, por penoso, laborioso e inexacto, podría tardar meses para dar con la respuesta, incrementando al tiempo la carga de trabajo de los equipos administrativos e impactando de forma directa en la disminución de la productividad y en la pérdida continua de recursos hasta dar con el origen del descalabre.

Teniendo herramientas de Business Intelligence, nuestra empresa contaría con una base de datos interna, en la cual se centraría toda la información acerca de los procesos empresariales como: producción, líneas de producto, proveedores, ventas, stocks, inventarios, cuentas corrientes, etc, dándonos la posibilidad de navegar de forma instantánea a través de esta información fiable y ordenada; representados a través de dashboards y gráficos personalizados que nos darían en un par de minutos y unos cuantos clics el origen de la caída de nuestras ventas, sin errores de por medio ni pérdidas de tiempo. Es posible así tomar las decisiones estratégicas en tiempo real con impacto directo en la diferenciación competitiva.

Además, la definición de reportes y cuadros de mando interactivos y dinámicos hace posible, que con la implementación de una solución que cuente con herramientas de Business Intelligence, se pueda realizar:

  • La gestión y el análisis de clientes y proveedores, además, de su clasificación según los criterios de la compañía.
  • El análisis del ciclo de venta, conversión de oportunidades y previsiones y pronósticos de ventas.
  • El análisis del rendimiento de las campañas de marketing.
  • La gestión avanzada de almacén: previsión de pedidos y volumen de stock.
  • La planificación y supervisión financiera.
  • La centralización y conexión de la información corporativa, mediante el estudio tanto de la información interna como externa.
  • La democratización del acceso a la información del negocio y/o empresarial.
  • La aplicación y supervisión de mejoras continuas en los procesos en base a las mediciones realizadas.

Palabras menos, la Business Intelligence es el soporte fundamental en el que se basa la gestión empresarial a partir de decisiones cualificadas y contrastadas.

Business Intelligence: para cualquier sector y dimensión y también para las Mype

El mito que envuelve la exclusividad del uso de esta tecnología a grandes consorcios o empresas multinacionales nace hace más de media década. En 1958 se utiliza formalmente el término “Business Intelligence” cuando Peter Luhn en Nueva York descubrió, mientras trabajaba en reconocida multinacional estadounidense International Business Machines Corporation (IBM), diferentes sistemas para poner en valor la evaluación de los datos para tomar mejores decisiones en un negocio.

Lógicamente, este tipo de soluciones fueron evolucionando a la par que lo hacía el sector informático y tecnológico. Siendo en la década de los 90 el inicio de su comercialización, tiempo en el que las herramientas de Business Intelligence fueron tachadas como “poco intuitivas y difíciles de usar”.

Desde entonces, se tiene la falsa creencia de que las soluciones de Inteligencia Empresarial están reservadas a los grandes monopolios, realidad que ha sido respaldada por diversos estudios.

 Afortunadamente el escenario parece estar cambiando. Más de un año de pandemia y la democratización de la tecnología, en todos los niveles, han logrado desmitificar esta realidad. Hoy las compañías son cada vez más conscientes de la importancia del uso y análisis de los datos, en especial las micro y pequeñas empresas (Mype), si quieren aprovechar las oportunidades de la reapertura y recuperación económica.

No en vano, las empresas impulsadas por datos obtienen ingresos cercanos al 70% más altos y 22% más de beneficio que aquellas que no basan su toma de decisiones en el uso de datos. En el escenario peruano, 41% de las empresas que se encuentran en proceso de evolución digital invertirán en herramientas de Business Intelligence y Analytics, según datos extraídos de un estudio realizado por RTM y PAD.

Es una necesidad puntual de los directivos de las Mype disponer, en tiempo real, de datos inmediatos, exactos y manejables sobre indicadores clave de rendimiento, para mejorar su toma de decisiones e incluso anticiparlas.

Infografía sobre la business intelligence

Ventaja competitiva: la oportunidad dorada post-Covid

Las herramientas de Business Intelligence y Analytics son, hoy más que nunca, una necesidad, y quien la tenga goza de ventajas competitivas significativas. Estas ventajas, que vienen a resolver problemas ocasionados por la falta de información fidedigna y actualizada.

¿Qué tipo de conclusiones se pueden sacar del análisis de datos y que ayuden a impulsar el negocio?

Comencemos por explicar que este tipo de conclusiones ayudan en gran parte a la reducción de costos; tener proyecciones financieras; poder crear una planificación de ventas, optimizar los niveles de producción para que sean más eficientes, gestionar los inventarios, entre otras más acciones que representan ganancias, pero que en general aumentan los niveles de productividad, control y disminuyen las pérdidas de tiempo; y en consecuencia hacen a las empresas más rentables.

En términos más específicos, las ventajas empresariales son innumerables y pueden ser transversales y aplicables a organizaciones de diferentes sectores y dimensiones. Conozcamos algunas de las modificaciones estructurales que la BI aporta a las empresas:

Permite contar con información precisa

Con el BI se toman decisiones basadas en data objetiva, no en presentimientos o en la famosa “intuición”. La información adecuada y bien estructurada permite tomar decisiones basadas en el conocimiento producido por la propia empresa.

Ayuda a conocer el negocio

Se puede tener un mejor control sobre las áreas funcionales de la empresa. El campo de la información a obtener y analizar es muy vasto. El hecho de tenerla centralizada para cruzarla, analizarla y tomar decisiones constituye un gran beneficio en costos y en tiempo. Aumentar la eficiencia en los procesos al interior de la empresa.

Hace que sea más fácil acceder y compartir información

Se obtienen respuestas con mayor rapidez.  Por ejemplo, un informe de BI puede contener en forma centralizada la información referente a las ventas, el desempeño de marketing, los costos, los inventarios. 

Reduce el riesgo de cuellos de botella

Permite encontrar y analizar los hábitos de compra de los consumidores. Esta información es muy útil al punto que se traduce en rentabilidad para la empresa. Además, con ella es posible hacer más eficientes las campañas de fidelización, construir modelos predictivos para facilitar la venta cruzada, la realización de promociones y otras estrategias.

Permite el análisis en tiempo real con una rápida navegación

Análisis detallado del mercado y de los clientes que ayuda a aumentar la eficiencia, trabajando la información en una plataforma centralizada, que permite ahorrar tiempo y hacer que la toma de decisiones sea más eficiente.

Ayuda a identificar residuos en el sistema

Estas herramientas de inteligencia ayudan a detectar recursos y aspectos innecesarios que no agregan ningún valor a las empresas. Señalan cualquier área de desperdicio que previamente haya pasado desapercibida o no identificada.

Por tanto, las Mype pueden encontrar en la Business Intelligence soluciones adaptadas a su negocio y a las necesidades propias del mismo, sin la necesidad de recurrir a agentes externos para conseguirlo.

PHC CS es una solución 100% personalizable que colabora en la evolución digital empresarial, con herramientas digitales basadas en el análisis de datos y en la automatización de procedimientos para impulsar cada vector del negocio y alcanzar nuevos márgenes de venta, mientras se reducen los costos y se exploran nuevos canales de comercialización.

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